Compras: arte ou processo?

Desde 1995 eu tenho lidado diretamente com a atividade de Compras.

Primeiro foram Compras de Materiais Diretos, abastecendo linhas de fabricação e montagem da indústria automobilística, depois foram Compras CAPEX, lidando com a construção de hotéis e abastecendo as fases finais de construção e montagem (FF&E e OS&E), depois foram Compras de Materiais Indiretos para o Varejo, lidando com o abastecimento de lojas daquilo que não é vendido, mas é vital para o ponto de venda funcionar, e ainda houve o período no ramo da saúde, abastecendo hospitais com Materiais Diretos (Medicamentos e Materiais Hospitalares), Materiais Indiretos (embalagens, uniformes, MRO) e também CAPEX, pois hospitais são reformados e ampliados com frequência. Agora, ajudo empresas na organização de suas aquisições de produtos e serviços, independente da natureza dos materiais.

Apresentação de currículo feita, uma situação com a qual nesses anos todos sempre me deparei, é que a maioria esmagadora dos profissionais que atuam em departamentos de Compras, têm uma percepção que sabem tudo sobre a “ARTE” de comprar e que, como a maioria dos serem humanos, também acreditam ser os melhores negociadores.

Eu talhei o mapa conceitual abaixo, que longe de conter o “caminho” para a excelência, mostra uma pequena amostra dos diferentes ramais ligados ao Processo de Compras.

Mapa conceitual da atividade de Compras

As perguntas que podem aparecer ao se analisar esse mapa, são inúmeras, como por exemplo:

• Onde entra o Strategic Sourcing?

• Fornecedor bom sempre é certificado ISO 9000?

• Metodologias Ágeis ajudam no processo de compras?

• Qual é o melhor modelo, Compras Estratégicas ou Compras Transacionais?

• O que faço se o fornecedor pedir reajuste de preços: troco ele?

• Sempre é necessário ter 3 cotações?

• O leilão reverso é sempre a melhor solução para escolha de fornecedor?

• É perigoso manter os arquivos de Compras na nuvem?

• Devo comprar para estoque ou sempre usar o Just in Time?

• O negociador é melhor que o comprador?

• A lisura é menos importante que a redução de custos?

• Garantia de prazo ou garantia de preço?

Se eu continuar a escrever as possíveis perguntas que os diferentes atores que trabalham em compras podem fazer, lembraremos da expressão matemática que diz “o Limite tendendo ao Infinito, é Zero”, pois, não há uma resposta padrão e absoluta a não ser aquela que diga algo parecido com “Compras é um processo que objetiva o abastecimento das operações empresariais, garantindo o fluxo de materiais e serviços, pelo menor custo de aquisição, pelo menor custo de carregamento de estoques e pela melhor qualidade, sempre em sintonia com o SLA estabelecido”. Simples de imaginar, difícil de fazer. A questão é, por quê?

Ao lermos o livro Execution, escrito por Larry Bossidy, ex AlliedSignal e GE, e Ram Charan, professor de Harvard e Kellogg, entendemos que a maior parte dos problemas das empresas está menos na elaboração das estratégias e mais na execução dessas mesmas estratégias. Em Compras a situação é a mesma e talvez pelo mesmo motivo, pois, entre conceber uma ótima estratégia, conseguir recursos para sua implementação e ter fôlego para mergulhar nessa implementação, sem se afogar pelas demandas do dia a dia, vai uma grande distância.

Quando olhamos o modelo proposto nesse artigo, longe de ele ser exaustivo ou mesmo de estar correto, vemos apenas a ponta do iceberg de uma infindável cadeia de atividades e tomadas de decisão, que ao fim e ao cabo, servem apenas para fazer aquilo que é o princípio de Compras: o abastecimento das operações empresariais, garantindo o fluxo de materiais e serviços, pelo menor custo de aquisição, pelo menor custo de carregamento de estoques e pela melhor qualidade, sempre em sintonia com o SLA estabelecido. Significa que o departamento de Compras e os Compradores não conseguirão atingir seus objetivos?

Não, não significa isso. Significa que os departamentos de Compras e seus Compradores têm de ser os profissionais mais qualificados das empresas. Eles precisam entender de engenharia para poder arbitrar em um processo de manufatura, aquilo que é joio e aquilo que é trigo. Eles precisam entender de economia e perceber os sinais de mudanças conjunturais, tanto na macro, quanto na microeconomia. Eles precisam saber de política para perceber se uma decisão do governo altera o ambiente empresarial. Eles precisam saber sobre Comércio Exterior, para perceber se valerá a pena, ou não, mudar uma fonte de fornecimento local por uma internacional (e vice-versa). Eles precisam conhecer gente, pois estarão lidando com gente, e por causa disso, deverão perceber quando acelerar e pressionar e quando desacelerar e aliviar. Eles precisam ter conhecimento sobre logística para arbitrar quando armazenar, quando transportar, quando movimentar. Eles precisam saber como os sistemas funcionam, não em nível bits e bites, mas sim, sobre o impacto que um cadastro mal feito irá causar.

Compradores são grandes maestros e grandes maestrinas, conhecem todos os instrumentos e fazem a orquestra funcionar harmonicamente, estando preocupados com cada nota, com cada som, com o ritmo e principalmente, com o resultado final do espetáculo.

Se não for assim, não é Comprador, é tirador de pedido.

Então, me responda, Compras é Arte ou Processo?

Escrito por Osmar Martins - Professor e Profissional de Compras (originalmente publicado no LinkedIn, em 13/10/2020)