Área de Compras na Itália adota o Smart Work em tempos de covid-19

A triangulação de competências para um trabalho inteligente (Smart Work) foi o caminho que nós encontramos para superar os desafios da área de Compras neste momento de COVID-19, comenta o Diretor de Compras da Companhia de Águas Pugliese na Itália, Stefano Attolico, ao Café com Comprador.

Na Acquedotto Pugliese S.p.A., empresa na qual sou responsável pela área de Compras, já estamos na terceira semana de "Trabalho Inteligente". Isso significa para nós, que somos 40 pessoas na equipe de Compras, que não nos vemos fisicamente há três semanas, devido às medidas que o governo adotou para enfrentar a pandemia, sendo uma delas a de colocar o maior número de funcionários possível para trabalhar desta “nova” maneira, em home office.

A Acquedotto Pugliese é uma grande empresa pública que, como principal negócio, é responsável pelo “sistema hídrico integrado” de toda a região de Puglia, no sul da Itália, e possui cerca de 4 milhões de usuários. É uma empresa muito tradicional, com mais de 100 anos de história.

Por ser uma empresa histórica e também pública, possui muitas rotinas clássicas e regulamentadas por lei, em particular, a que tem maior impacto nas compras, é a Lei de Contratação Pública (El D.lgs. 50/2016). Esta lei é muito relevante, e além de descrever o processo, ela regula com profundidade a gestão das compras na Itália para as empresas públicas.

Isso, por um lado, põe muitos freios na velocidade das compras e coloca os compradores em uma "zona de conforto", no sentido de que o regulamento "apoia" todas as operações de compra e, portanto, geralmente há muita resistência quanto às mudanças na gestão das compras e contratos públicos. Além disso, qualquer alteração sempre existe a possibilidade de risco de apelo por parte dos fornecedores, o que diminui ainda mais a inovação e a saída desta zona de conforto.

Hoje estamos enfrentando uma emergência global e, portanto, temos uma situação confrontável com os sistemas e regras tradicionais. Quanto mais a situação é "nova", mais há uma escolha entre a paralisia total e a saída "forçada" da zona de conforto, desenvolvendo novas formas para fazer as mesmas coisas de antes, mas dentro da mesma estrutura regulatória. Este é o desafio do momento. E não é um desafio para o qual temos muito tempo para raciocinar e estudar, é um momento em que as decisões devem ser tomadas dentro de uma estrutura de incerteza e velocidade, em que se aplica a seguinte fórmula:

Incerteza + Velocidade = Caos

Nesse sentido, eu e minha equipe estamos vivenciando juntos momentos em que temos que avaliar e decidir, agir, mudar fluxos e processos muito rapidamente, e para evitar situações de caos temos tomados nossas decisões focando no "porquê" em vez de focar apenas no "o quê". Centrar-se, por exemplo, no "porquê" de o regulamento estabelecer uma ou outra regra, em vez de focar na própria regra, é o fator determinante para sair do problema e seguir em frente pensando em novas modalidades de trabalho. Tudo isso pode parecer claro e relativamente simples, mas em situações normais, não nos concentramos nisso e preferimos continuar com o caminho "sempre fizemos isso, sempre fizemos assim".

Nesse novo cenário em que uma equipe de 40 pessoas, que sempre se viu no escritório, e de um dia para o outro tudo mudou e tivemos que começar a nos ver apenas por videoconferência, muitas coisas tiveram que mudar e muito rapidamente. Às vezes, são coisas muito frequentes e rotineiras, como a assinatura de documentos, as sessões de licitação, as reuniões, os eventos de premiação... processos em que tínhamos a certeza que encontraríamos todos os colegas, e dia após dia nos encontraríamos no escritório, que nunca pensamos e estudamos muda-los, agora precisam ser reavaliados, e rapidamente.

Em todos esses casos, analisamos o "porquê" para tentar superar as causas do bloqueio das atividades. Então, estabelecemos um "triângulo" de competências particularmente necessário para nossa atuação neste momento:

- AGILIDADE

- TECNOLOGIA

- CONFORMIDADE

Agilidade na implementação de decisões para alterar as modalidades de trabalho. Por exemplo, decidimos trabalhar 100% com assinaturas digitais (na Itália é regulamentada por lei), em todos os documentos, internos e externos, todo o processo de concorrência, leilão e negociações totalmente digitais, com videoconferências gravadas como atas digitais, reuniões de equipe, com unidades usuárias e fornecedores também por videoconferências, etc.

Estamos obtendo e utilizando a tecnologia necessária para executarmos nossos processos, sem muito tempo para analisar o que há de melhor no mercado e adquirir as melhores tecnologias, vamos em frente - é muito provável que ao fim de 2020 vocês tenham tecnologia suficiente para continuar com os processos digitais, mas também é muito provável que a tecnologia que você possui não tenha sido explorada o suficiente para aproveitá-la 100% - Então não parem de buscar o melhor sempre!

A conformidade é essencial, especialmente para a empresa pública. Você sempre deve avaliar se o que está implementando em termos de alterações de processo tem o máximo cumprimento da lei e regulação. Desta forma, promover um intercâmbio ágil com os parceiros do Departamento Jurídico e Regulatório para garantir que tudo o que você pensa pode ser sustentável em termos de regulamentação, é imprescindível.

No final, você vai perceber que sempre atingimos o mesmo ponto, que é o que realmente é "universal" e é válido em qualquer contexto: as pessoas e os profissionais que somos e que muito do que está mudando agora poderia ter mudado antes!

Em qualquer desafio, não importa qual tecnologia você tem ou não tem, o que sempre conta é a união e engajamento dos profissionais de uma equipe, a liderança que existe para enfrentar a mudança com agilidade e de acordo com as regras e alcançar benefícios que, neste caso, também serão recorrentes e definitivos em nossas vidas!

Agradecemos o texto gentilmente escrito ao Café com Comprador pelo: